فاکتور فروش استاندارد

در مقالات

هر یک از ما در مراودات متعدد تجاری حضور داشته‌ایم و در تمامی این مراودات، یک عنصر همیشگی حاضر بوده است که همان فاکتور فروش می باشد. فاکتورهای فروش در کشور ما تفاوت‌های زیادی با یکدیگر دارند ولی این امر نشان از عملکرد غیرحرفه‌ای در طراحی این فاکتورها و فقدان استاندارد دارد.

فاکتور فروش بدون شک یکی از مهم‌ترین عناصر برای هر بنگاه تجاری به‌حساب می‌آید که امروزه توجهی کمتر از حد انتظار به آن معطوف شده است. فاکتورهای فروش یکی از اجزای حیاتی برای عملکرد هر شرکتی هستند و مزایای فراوانی را برای تجارت شما به همراه خواهند داشت. نخستین مزیتی که هرکسی می‌تواند از آن بهره‌مند شود، یک راهکار قانون‌مند و استاندارد برای برقراری ارتباط با مشتریان و حفظ سابقه حساب است بااین‌وجود مزایای فاکتور فروش به این امر محدود نمی‌شود.

برای درک بهتر اهمیت این موضوع کافی است بدانید که فاکتور فروش در حقیقت یک برگه اطلاعاتی بسیار شفاف است که در صورت مبهم بودن محتوای آن یا عدم رعایت فرمت مناسب در نگارش آن می‌توان در آینده و در بازرسی حساب‌ها با بحرانی بزرگ روبرو شد که برای حل آن به زمان و انرژی بسیار زیادی نیاز خواهد بود. بااین‌حال این تلاش برای رفع این مشکل را می‌توان از ابتدا و با برنامه‌ریزی صحیح برای ساخت یک فاکتور فروش استاندارد، به صفر کاهش داد. کسانی که فاکتور های فروش‌ مناسب را در کنار سایر ابزار تجاری به کار می‌برند، می‌توانند پس از فروش در ماه‌های پیش از فرارسیدن سال نو و ترافیک کاری سنگین کسب‌وکار خود به‌راحتی تعطیلات را به استراحت اختصاص بدهند و دیگر نیازی نخواهد بود که تمامی روزهای نخست سال نو را با نگرانی درهم‌ریختگی‌های حسابداری به پایان ببرند.

استاندارد های فاکتور فروش

تابه‌حال چند بار به عبارت استاندارد بودن فاکتور فروش اشاره کردیم ولی معنی استاندارد بودن برای این برگه اطلاعات تجاری چیست؟ در ادامه به بررسی هر یک از المان‌های این امر خواهیم پرداخت. ابتدا باید به محتوای یک فاکتور فروش توجه داشته باشیم. یک فاکتور فروش باید شامل محتوای زیر باشد تا ازنظر ساختاری به سطح استاندارد برسد:

۱- نام فاکتور فروش به‌اندازه کافی برای مشتریان قابل درک هست تا بدانند که در زمان دریافت این فاکتور، باید هزینه‌های خرید یا خدمات خود را به شرکت تامین کننده پرداخت نمایند. این نام باید به‌اندازه کافی در برگه شما بزرگ باشد که بتوان بدون دردسر آن را مشاهده کرد و این برگه را با برگه های تجاری دیگری اشتباه نگرفت. از سوی دیگر بزرگ بودن بیش‌ازحد این عنوان نیز می‌تواند برگه را بیش‌ازاندازه زشت و خارج از فرمت کند و به همین دلیل نیز رعایت ابعاد نسبت به‌اندازه صفحه بسیار ضروری است.

برای نمونه می‌توان این نام را در سمت راس بخش بالایی صفحه قرار داد تا در نخستین نگاه به صفحه بتوان آن را مشاهده کرد. همچنین بزرگ‌ترین فونت انتخابی در صفحه نیز باید به این عنوان اختصاص داده شود. به یاد داشته باشید که فاکتور فروش نمی‌تواند عنوان دیگری به‌غیراز کلمه یادشده را بر روی خود داشته باشد و به همین دلیل در این بخش کاملا ساده می‌توانید درک کنید که به چه چیزی نیاز دارید.

۲- فاکتور فروش نه‌تنها برای مشتری شما، بلکه برای شما نیز اطلاعاتی ارزشمند را در خود جای خواهد داد. برای نمونه شما برای شفاف‌سازی فعالیت‌های مالی خود باید اطلاعات شرکت خود و شناسه‌های مالی مربوط به مالیات را در برگه جای بدهید. در استاندارد جهانی دو عدد شناسه شناسایی کارمندان (Employer Identification Number) و شناسه پرداخت مالیات در این برگه درج می‌شوند. این اطلاعات بر اساس قوانین هر کشوری می‌توانند متفاوت باشند. در کشور ما اطلاعات یادشده بر اساس قوانین مراکز نظارت‌های مالی و مالیاتی تعیین شده‌اند و مراکز چاپ و نشر حرفه‌ای می‌توانند راهنمایی‌های با ارزشی در این زمینه به شما ارائه کنند و به‌این‌ترتیب دیگر نیازی نخواهد بود تا با مراجعه به تک‌تک دستگاه‌های اداری و قضایی مربوطه به سراغ یافتن این علامت سوال بزرگ بروید.

۳- مورد سوم به کسب‌وکار و مراودات تجاری مابین شرکت‌های بزرگ بازمی‌گردد. شرکت‌های بزرگ می‌توانند تجارت خود با شرکتی خاص را تحت شماره شناسه منحصربه‌فردی طبقه‌بندی کنند که این امر موجب می‌شود تا فرایند کاری آن‌ها تسریع گردد. درج این شماره در فاکتور فروش‌هایی که مربوط به فعالیت‌های تجاری با شرکت یادشده است می‌تواند کل روند کسب‌وکار را روان‌تر سازد. این امر به‌سادگی با تخصیص یک کد به یک شرکت انجام می‌شود و لازم نیست این کد بیش‌ازحد پیچیده باشد و باید عنصر سادگی و درعین‌حال یگانه بودن را در صادر کردن کد برای این دسته از مراودات رعایت نمود. البته اگر کسب‌وکار شما در سطح کوچک فعال است، نیازی به نگرانی درباره این بخش نخواهید داشت.

۴- بدون شک وجود نام و آدرس بر روی یک فاکتور فروش ضروری خواهد بود ولی یک فاکتور فروش مناسب در سطح بالای تجاری باید نه‌تنها شامل نام و آدرس فروشنده باشد بلکه نام و آدرس شرکت شخصیت حقوقی طرف دیگر معامله نیز باید در آن درج گردد. این آدرس‌ها باید در فرمتی مشابه با هم درج شوند تا از ایجاد شبهات جلوگیری گردد.

بسیاری از افراد در کشورمان از آدرس‌دهی عامیانه استفاده می‌کنند؛ یافتن شرکت الف در مجاورت بانک ب در خیابان ج برای ما می‌تواند راحت باشد ولی این آدرس، یک آدرس پستی استاندارد نیست و فاقد وجهه قانونی است. به همین دلیل نیز تنها آدرس‌های پستی استاندارد به همراه کد پستی دقیق ۱۰ رقمی باید در فاکتور فروش و در مقابل نام و آدرس هر یک از طرفین معامله درج شود. فرمت اصلی این آدرس در کشور ما شامل استان- شهر- منطقه- خیابان اصلی- خیابان فرعی یا کوچه- شماره ساختمان- شماره واحد- کد پستی و شماره تماس است. بااین‌وجود در فرمت آدرس‌دهی بین‌المللی، این فرایند کاملا برعکس بوده و از شماره واحد به‌سوی نام استان می‌رود: شماره واحد- شماره ساختمان- نام خیابان فرعی- نام خیابان اصلی- نام محله- نام شهر- نام استان- کد پستی.درصورتی‌که مراودات در سطح بین‌المللی انجام می‌گردند نیز قرار دادن نام کشور در این لیست ضروری خواهد بود.

۵- تاریخ یکی دیگر از المان‌های بسیار مهم در زمینه فاکتور فروش است. معمولا افراد تنها یک تاریخ را در این برگه‌ها درج می‌کنند درحالی‌که استاندارد یک فاکتور فروش شامل دو تاریخ است. تاریخ نخست مربوط به زمان صدور این فاکتور و تاریخ دوم مربوط به زمانی است که مشتری آن را تحویل گرفته و هزینه را پرداخت می‌کند. به‌این‌ترتیب می‌توان دریافت که سرعت پیشرفت فرایند تجاری یک شرکت از زمان شروع فرایند فروش تا زمان تکمیل آن تا چه اندازه مطلوب بوده است. بهتر است تا تاریخ فروش را برای مراودات بین‌المللی با فرمت تاریخ بین‌المللی درج نمایید. می‌توان تاریخ را به‌صورت کاملا عددی، کاملا متنی و یا ترکیبی از این دو مورد در فاکتور فروش درج نمود ولی باید به یاد داشته باشید که فرمت انتخابی در تمامی فاکتورهای یک شرکت باید به‌صورت یکسان اعمال شوند.

۶- خدمات و کالاهای ارائه شده در فاکتور فروش باید کاملا واضح باشند. برای نمونه فاکتور فروشی شامل ارائه خدمات تعمیر به شرکت الف می‌تواند در آینده برای شما دردسرساز باشد زیرا جزئیات این خدمات تعمیر برای شما واضح نیست. بهتر است که فاکتور شما شامل لیستی کامل، دقیق و درعین‌حال کوتاه از خدماتی باشد که در ازای انجام آن‌ها به مشتری، این فاکتور برای او صادر شده است. همچنین ریز اطلاعات مربوط به هزینه هر یک از این خدمات نیز می‌تواند در آینده به شما کمک شایانی در تفکیک کردن هزینه‌های انجام شده و درآمد کسب شده بنماید.

برای این کار می‌توانید از جدول‌بندی‌های ساده استفاده کنید. برای نمونه می‌توانید به مثال زیر توجه کنید:

این جدول به‌خوبی می‌تواند نه‌تنها مزایای پرداخت زودتر را به مشتری نشان بدهد بلکه می‌تواند به خود شما نیز در بهبود فرایند محاسباتتان کمک کند. در نظر داشته باشید که بخش ۵ در زمینه جداولی ازاین‌دست به‌خوبی می‌تواند اهمیت خود را نشان بدهد. به‌این‌ترتیب اگر زمان عرضه فاکتور فروش تا تاریخ درج شده برای دریافت هزینه با هم تفاوت‌هایی مشابه با گزینه‌های موجود در جدول را داشتند آنگاه می‌توان به‌سادگی تفاوت دریافتی را محاسبه نموده و در دفاتر کاری درج کرد.

۷- مجموع هزینه پرداخت شده باید در بخشی مجزا در پایین صفحه درج شوند. حتی می‌توان با تغییر دادن رنگ این بخش در صفحه بتوان به یافته شدن سریع‌تر آن با اولین نگاه کمک شایانی کرد. این تغییر رنگ نباید شامل رنگ‌های زننده و بیش‌ازحد شاد باشد. برای مثال اگر برگه شما از متن سورمه‌ای رنگ استفاده می‌کند، با قرار دادن یک لایه از رنگ آبی روشن بر روی این بخش می‌توانید آن را با سایر بخش‌ها متفاوت نشان بدهید. بهترین کار برای این کار استفاده از پرده‌های روشن‌تر از رنگ قلم مورد استفاده است تا نه‌تنها عدد مورد نظر خوانایی خود را حفظ کند بلکه بتوانید به‌خوبی این بخش را قابل رویت سازید. قرار دادن یک کادر به دور این بخش نیز از دیگر راهکارهای مفید برای ایجاد تمرکز بصری ناخودآگاه بر روی آن است، بااین‌حال این کار باید با خطوطی اندکی ضخیم‌تر از خطوط جداول داخل فاکتور انجام شود تا در نخستین نگاه، توجه انسان به‌صورت ناخودآگاه بیشتر به‌سوی این بخش جلب شود.

۸- بدون شک کسب‌وکار در ایران و بسیاری از کشورهای دیگر را نمی‌توان کسب‌وکارهای نقدی فوری دانست. در بسیاری از موارد شما خدماتی را به افراد ارائه می‌کنید و آن‌ها در بازه زمانی مشخصی اقدام به بازپرداخت هزینه‌ها به شما می‌نمایند. در این شرایط باید تاریخ مربوط به زمان مورد انتظار برای تسویه‌حساب در این صفحه جای داده شود تا بتوان از آن به‌عنوان ابزاری قانونی برای پیگیری عدم وصول مطالبات نیز استفاده نمود. به‌این‌ترتیب می‌توان اهمیت امضا و مهر در برخی از فاکتورهای فروش را نیز درک کرد که این امر بسته به سیاست‌های شرکت‌ها و بنگاه‌های تجاری مختلف، می‌تواند تفاوت‌هایی بزرگ را داشته باشد. برای این موضوع نمی‌توان انتظار راهنمایی جامعی را برای تمامی افراد داشت و بهترین کار بررسی قوانین داخلی شرکت و صحبت کردن با افراد مسئول در این زمینه است.

۹- آخرین مورد که بسیار ضروری و البته بدیهی است، شماره فاکتور است. شماره هر برگه فاکتور باید کاملا منحصربه‌فرد باشد و این امر موجب می‌شود تا در آینده دو فاکتور فروش با هم تداخلی نداشته باشند. برای ایجاد شماره فاکتور کافی است تا به مراکز حرفه‌ای چاپ مراجعه کنید. این مراکز می‌دانند که چگونه می‌توان با فرمتی استاندارد، شماره‌های فاکتوری بسیار مناسب و البته منحصربه‌فرد را برای فاکتور فروش تولید نمود و به‌این‌ترتیب دردسری دیگر از میان حجم سنگین تعداد فعالیت‌های شما برداشته خواهد شد.

حال که به بررسی دقیق این جزئیات می‌پردازیم، ممکن است تعدادی از آن‌ها را بر روی فاکتور فروش خود مشاهده کنیم و برخی از آن‌ها را به‌عنوان کمبودهایی بیابیم که در برگه‌های فعلی ما حضور ندارند و باید به آن افزوده شوند. برای دریافت اطلاعات دقیق درباره این‌که بر اساس قانون کشور ما چه شماره‌هایی باید برای ایجاد وجاهت قانونی بر روی برگه یادشده حاضر باشند نیز می‌توانید به سراغ مراکز حرفه‌ای چاپ بروید تا این افراد متخصص بتوانند اطلاعات یک‌عمر فعالیت و تجربه در این زمینه را در اختیار شما قرار بدهند.

تمامی موارد یادشده می‌توانند به بهبود فرایند کاری شما کمک شایانی بنمایند و انجام آن‌ها می‌تواند به‌خوبی تاثیر خود بر روی کل فرایند کسب‌وکار را نشان بدهد. در پایان نیز باید یادآور شویم که در دنیای امروزی، بسیاری از کسب‌وکارها به‌سوی تجارت الکترونیکی معطوف شده‌اند و برای ایجاد یک فاکتور فروش دیجیتالی نیز مولفه‌های متعددی برای ایجاد یک فاکتور دقیق دخیل خواهند بود که بررسی این موارد نیاز به مقاله‌ای مجزا و البته طولانی دارد زیرا نه‌تنها مولفه‌های مربوط به فروش و اطلاعات طرفین در این فاکتورها حائز اهمیت هستند بلکه مفاهیم امنیت سایبری نیز نقشی بزرگ را ایفا می‌نمایند. بااین‌حال این موارد استاندارد یاد شده باید در تمامی برگه‌های فروش حاضر باشند. این امر موجب می‌شود تا با مشاهده یک برگه فروش در هر نقطه‌ای از جهان بتوان در یک نظر آن را شناسایی کرده و اجزای آن را از یکدیگر تشخیص داد و این امر به معنای چشم‌اندازی جهانی برای تجارت‌های کوچک‌تر نیز به‌حساب می‌آید. به یاد داشته باشید که داشتن یک برگه فروش استاندارد، نه‌تنها احترام به مشتریان شما به‌حساب می‌آید بلکه احترام به خود شما نیز بوده و به کلیت روند کسب‌وکار شما کمک خواهد کرد و به همین دلیل نیز نباید این برگه به‌ظاهر ساده را دست‌کم گرفت.

مطالب مشابه